Hilfe, Vakanz! Was nun?

Stephan Gut

Senior Consultant Life Sciences & Health Care, SwisSolution Human Capital

Darf es doch heute gar nicht mehr geben! Was, wenn es trotzdem passiert? Als optimale Lösung zur Überbrückung einer unvorhergesehenen Vakanz bietet sich die interimistische Besetzung durch einen qualifizierten Profi an. Diese sind kurzfristig verfügbar, garantieren eine rasche Produktivität dank kurzem Onboarding, sind unabhängig und fokussiert auf die Ihnen gestellte Aufgabe. Zudem können sie den Wissenstransfer sicher stellen für die Nachfolgelösung bei der offenen Vakanz. Die Schweiz ist aber im Vergleich zu unseren Nachbarländern nach wie vor sehr zurückhaltend mit dem Einsetzen von Interim Spezialisten. Der Einsatzbereich wäre jedoch vielfältig. Freelancer werden dort dank Ihrer Erfahrung sehr gerne im Coaching wie auch Mentoring der Mitarbeiter eingesetzt, um Unterstützung zu bieten, welche aufgrund der hohen Arbeitsbelastung innerhalb der Organisation nicht sichergestellt werden kann. Freelancer können eingefahrene Denkmuster aufbrechen, ein Team effizient und effektiv unterstützen und kommen dank der Flexibilität nur dann zum Einsatz, wenn sie auch wirklich gebraucht werden. Ein innovatives Konzept mit grossem Nutzen und hoher Flexibilität, welches den heutigen Anforderungen der Arbeitswelt vollkommen entspricht und die sehr schlanken Teamstrukturen entlastet. Denn Überbelastung führt zur nächsten Vakanz!

Daniel Meier

Director Human Resources & Business Services, Roche Pharma (Schweiz) AG

Mit oberster Priorität gilt es so eine Situation durch frühzeitige und längerfristige Personalplanung zu vermeiden z.B. beim Aufbau der Organisation oder bei der Nachbesetzung von Mitarbeitern, die pensioniert werden. Weiter erlaubt das Führen eines externen und internen Talent Pools bei einer Vakanz rasch auf Mitarbeiter zurückzugreifen, welche die Kriterien des Anforderungsprofils der Stelle erfüllen. So kann man auch die „time to hire“ reduzieren und es gibt keinen Anlass „Hilfe Vakanz – Was nun?“ zu rufen. Gleichzeitig ist es auch wichtig, dass man gemeinsam mit dem zuständigen Geschäftsbereich hinterfragt, ob die Vakanz 1:1 nachbesetzt werden soll, respektive die Ressource nicht anderswo besser eingesetzt oder das Aufgabengebiet und das entsprechende Anforderungsprofil neu ausgerichtet werden kann. Allenfalls bietet die Vakanz auch die Möglichkeit, dass sich intern jemand weiterentwickelt – also wiederum kein Grund zur Panik. Eine echte Herausforderung tritt dann ein, wenn z.B. ein Mitarbeiter unerwartet krankheitsbedingt ausfällt. Dann gilt es gemeinsam mit der Führungskraft, dem betroffenen Team und internen und externen Spezialisten eine Lösung für diese temporäre Vakanz zu finden.

Sonja Sinz

Head of Business Unit Primary Care, Takeda Pharma AG

Unvorhergesehen auftretende Vakanzen, für die man schnell eine Lösung braucht sind recht selten, aber wenn sie auftreten, stellen sie die Führungskraft vor eine Herausforderung. Man möchte schnell eine Lösung, um das Tagesgeschäft am Laufen zu halten und hat nicht immer direkt geeignete Kandidaten zur Auswahl. Dies trifft meiner Erfahrung nach insbesondere auf Stellen ausserhalb des Kaders zu, da es für Management-Positionen in der Regel eine vorausschauende Nachfolgeplanung und interne Talente gibt, die sich in eine solche Position entwickeln können. Ich habe in solchen Fällen gute Erfahrungen mit einem dualen Ansatz gemacht: Überbrückung durch einen erfahrenen Freelancer, der sich um das Tagesgeschäft kümmert, während im Hintergrund die Suche und Auswahl des neuen Mitarbeiters läuft. Das nimmt etwas den Druck aus dem System und gibt die wertvollen 3-6 Monate Zeit, die es braucht, den passenden Kandidaten zu finden und einzuführen, idealerweise dann noch mit einem fliessenden Handover zwischen den Personen. Ganz entscheidend ist es, die Chance zur Neuorientierung zu nutzen, die sich durch eine Vakanz ergibt und die Stellenbeschreibung und Anforderungen kritisch zu hinterfragen und an die aktuellen und künftigen Bedürfnisse anzupassen.

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